Kunden und ihre Adressen

Der Kundendatensatz

Klicken Sie in der Seitenleiste links auf „Kunden“. Die Seite listet jeden Kunden mit Kontaktdaten und Adresse.

Die Kunden-Seite bei Nordweg Servicedienste mit Kunden wie Katrin Hoffmann und Stefan Krüger samt Telefonnummern und Adressen — Die Kunden-Seite, geöffnet über „Kunden“ in der Seitenleiste.

Die Tabs über der Liste sind persönliche gespeicherte Ansichten mit eigenen Spalten und Filtern, genau wie in der Terminliste. Erklärt werden sie im Leitfaden Mit der Terminliste arbeiten.

Um einen Kunden anzulegen, klicken Sie auf „Kunde erstellen“.

Der obere Rand der Kunden-Seite mit einem Pfeil auf die Schaltfläche Kunde erstellen oben rechts — Der Pfeil zeigt auf „Kunde erstellen“.

Ein Dialog mit drei Karten öffnet sich. Die erste, „Kontaktpersonen“, enthält die Personen, mit denen Sie die Aufträge dieses Kunden besprechen, jede mit „Name“, „Telefonnummer“ und „E-Mail“. Eine Person genügt; eine Firma braucht oft mehrere: der Inhaber bestellt, die Buchhaltung will die Unterlagen, der Hausmeister geht ans Telefon. Für jede weitere Person klicken Sie oben rechts in der Karte auf „Kontaktperson hinzufügen“.

Der Kundendialog für Hausverwaltung Spree GmbH mit der Karte Kontaktpersonen, zwei Objekten und der eingeklappten Zeile Firma und Rechnungen — Der Kundendialog: die Kontaktpersonen, die Objekte und ganz unten die eingeklappte Zeile für Firma und Rechnungen.

Die Karte Kontaktpersonen im Kundendialog mit einem Pfeil auf die Schaltfläche Kontaktperson hinzufügen — Der Pfeil zeigt auf „Kontaktperson hinzufügen“. Jeder Klick ergänzt eine weitere Zeile.

Sobald die Karte zwei Personen enthält, bekommt jede Zeile rechts ein Kontrollkästchen „Hauptkontakt“ und ein Papierkorb-Symbol. Genau eine Person ist der Hauptkontakt: die zuerst angelegte, bis Sie eine andere anhaken. Nach dem Hauptkontakt ist der Kunde benannt, in der Kundenliste, in der Auswahlliste „Kunde“ eines Termins und auf den Unterlagen, und ihn schlägt ein neuer Termin als Kontakt vor. Bei einer Firma steht der Firmenname zuerst, der Hauptkontakt folgt in Klammern.

Die Karte Kontaktpersonen mit zwei Personen, Martin Weber als Hauptkontakt angehakt und Nina Schulz darunter — Zwei Kontaktpersonen: das angehakte Kontrollkästchen „Hauptkontakt“ zeigt, nach wem der Kunde benannt ist.

„Telefonnummer“ zum Anrufen und für die SMS-Links, die ServisGo für Erinnerungen und Bestätigungen verschickt. Siehe den Leitfaden zu Kundenbenachrichtigungen.
„E-Mail“, um den Kunden zu erreichen, und bei Bedarf in der dritten Karte eine separate „E-Mail für Rechnungen“.
„Arbeitsberichte senden“: Dieses Kontrollkästchen steht rechts in jeder Zeile, solange Leistungsprotokolle eingeschaltet sind. Es markiert, wer die fertigen Protokolle bekommen soll. Vorerst wird die Auswahl nur gespeichert; der Versand an die angehakten Personen kommt mit einem späteren Update.

Objekte

Die zweite Karte des Kundendialogs, „Objekte“, enthält die Orte, an denen Aufträge tatsächlich stattfinden. Ein Kunde kann ein Objekt haben oder mehrere: ein Zuhause und ein Ferienhaus, ein Büro und ein Lager. Für ein weiteres klicken Sie auf „Objekt hinzufügen“.

Jede Zeile ist eine Adresse. Tippen Sie in das Feld mit dem Text „Adresse eingeben“ und wählen Sie die passende Zeile aus der Liste, die sich öffnet. Die vollständige Adresse samt Postleitzahl wird eingetragen, und die Stecknadel-Schaltfläche neben dem Feld wird grün: Der Ort ist auf der Karte.

Zu jedem Objekt mit grüner Stecknadel kann ServisGo die Fahrt planen. Beim Erstellen eines Termins wählen Sie, an welchem Objekt des Kunden der Auftrag stattfindet. Zu diesem Objekt fährt der Besuch.

Eine Adresse eingetippt, die nicht in der Liste steht? Lassen Sie den Text so stehen und klicken Sie auf die Stecknadel-Schaltfläche neben dem Feld: Dort geben Sie den Punkt von Hand ein oder setzen ihn auf einer Karte. Eine rote Stecknadel bedeutet, dass die Adresse noch keinen Punkt hat: Die Routenplanung überspringt sie, und Kartenlinks bleiben einfacher Text. Stecknadel-Schaltfläche, Punktfeld und Karte erklärt Schritt für Schritt der Leitfaden Adressen und die Karte.

Die Kontaktpersonen eines Objekts

Oft bestellt nicht die Person den Auftrag, die später die Tür öffnet: Die Büroleitung beauftragt, der Hausmeister empfängt. Deshalb kann jedes Objekt eigene Ansprechpartner haben. Unter der Adresse jedes Objekts steht „Kontakt: “ und dahinter der Hauptkontakt des Kunden; ihn nutzt das Objekt, solange es niemanden Eigenes hat. Darunter listet die Auswahlliste „Aus den Kontakten des Kunden hinzufügen“ die Personen aus der ersten Karte, die an diesem Objekt noch fehlen: Wählen Sie eine, und unter der Adresse erscheint eine Zeile mit Name, Telefon und E-Mail. Der Link „Eigenen Kontakt hinzufügen“ daneben legt eine Person an, die nur zu diesem Objekt gehört, mit eigenen Feldern „Name“, „Telefonnummer“ und „E-Mail“. (Enthält die erste Karte nur eine Person, entfällt die Auswahlliste, und der Link heißt „Andere Person angeben“.)

Eine Objektzeile im Kundendialog mit einem Pfeil auf die Auswahlliste Aus den Kontakten des Kunden hinzufügen unter der Adresse — Der Pfeil zeigt auf „Aus den Kontakten des Kunden hinzufügen“ unter der Adresse des Objekts; „Eigenen Kontakt hinzufügen“ steht daneben.

Das X rechts in einer Zeile nimmt die Person vom Objekt. Bei zwei oder mehr Personen an einem Objekt bekommt jede Zeile ein eigenes Kontrollkästchen „Hauptkontakt“: Den Hauptkontakt des Objekts schlägt ein Termin dort zuerst vor. Solange Leistungsprotokolle eingeschaltet sind, trägt jede Zeile außerdem ein eigenes Kontrollkästchen „Arbeitsberichte senden“, sodass dieselbe Person die Protokolle des einen Objekts bekommen kann und die des anderen nicht.

Eine Objektzeile im Kundendialog mit zwei Personen unter der Adresse: eine aus der Kundenliste gewählt, eine nur für dieses Objekt, hervorgehoben — Das hervorgehobene Objekt hat zwei Personen: Nina Schulz aus der Liste des Kunden und Petra Lang, die nur zu diesem Objekt gehört und sein Hauptkontakt ist.

Aus diesen Personen wählen Sie, wenn Sie einen Termin erstellen an dem Objekt: Der Termin nennt genau eine davon, und diese Person zeigen die Liste „Termine“, der Kalender, Telefonnummer und E-Mail auf dem Termin, die Schaltfläche „Anrufen“ in der Techniker-App und das Leistungsprotokoll. Entfernen Sie eine Person aus der Kundenliste oder von einem Objekt, verschwindet sie auch von jedem Termin, der sie nannte; diese Termine wechseln zum Hauptkontakt ihres Objekts, sonst zu dem des Kunden.

Eine Terminzeile in der Liste mit dem Firmennamen und der auf dem Termin gewählten Kontaktperson in Klammern — Ein Termin in der Liste „Termine“ nennt die eine darauf gewählte Kontaktperson, hier Nina Schulz statt des Hauptkontakts des Objekts.

Firma und Rechnungen

Die dritte Karte des Kundendialogs ist zunächst eingeklappt, denn die meisten Kunden brauchen sie nie: eine einzelne Zeile „Firma und Rechnungen“ mit einer kurzen Zusammenfassung daneben, entweder „Privatperson“ oder Firmenname und Firmennummer, dazu die Herkunft der Rechnungsadresse. Klicken Sie auf die Zeile, um sie zu öffnen.

Die geöffnete Karte Firma und Rechnungen mit dem Kontrollkästchen Kunde ist eine Firma, den Firmenfeldern und dem Kontrollkästchen für die Rechnungsadresse — Geöffnet durch einen Klick auf die Zeile: das Firmen-Kontrollkästchen, seine Felder und darunter das Kontrollkästchen für die Rechnungsadresse.

Darin haken Sie „Kunde ist eine Firma“ an, und die Felder „Firmenname“, „Firmennummer“, „USt-IdNr.“ und „E-Mail für Rechnungen“ erscheinen: die Angaben, die Sie auf Rechnungen und Leistungsprotokollen brauchen. Darunter ist das Kontrollkästchen „Rechnungsadresse weicht von Objekt Nr. 1 ab“ standardmäßig nicht angehakt, sodass die Unterlagen die Adresse des ersten Objekts tragen. Setzen Sie den Haken, erscheint ein Adressfeld für die separate Rechnungsadresse.

Fehlt beim Speichern etwas in der eingeklappten Zeile, etwa die Nummer einer Firma, öffnet sich die Zeile von selbst und zeigt den Hinweis unter dem Feld.

Auf dem Handy füllt derselbe Dialog den ganzen Bildschirm, und die Karten stehen in einer Spalte untereinander; jedes Objekt trägt die Beschriftung „Objekt 1“, „Objekt 2“ und so weiter, mit dem Papierkorb-Symbol rechts davon.

Der Kundendialog auf einem Handybildschirm: Vollbild, eine Spalte, Objekte mit Objekt 1 und Objekt 2 beschriftet — Der Kundendialog auf dem Handy: Vollbild, eine Spalte und nummerierte Objekte.

Die Termine des Kunden

Um einen bestehenden Kunden zu öffnen, klicken Sie in der Seitenleiste auf „Kunden“ und dann auf die Nummer des Kunden in der Spalte „ID“. Das Drei-Punkte-Menü am Ende der Zeile öffnet mit „Bearbeiten“ denselben Dialog.

Eine Kundenzeile auf der Kunden-Seite mit einem Pfeil auf die Nummer in der Spalte ID — Der Pfeil zeigt auf die Nummer des Kunden in der Spalte „ID“. Ein Klick darauf öffnet den Kunden.

Der Dialog eines gespeicherten Kunden hat einen zweiten Tab: „Termine“. Klicken Sie darauf.

Der obere Rand des Kundendialogs mit einem Pfeil auf den Tab Termine — Der Pfeil zeigt auf den Tab „Termine“ neben den Kundendaten.

Der Tab listet jeden Auftrag, den der Kunde je hatte, die neuesten zuerst. Ein Klick auf die Nummer eines Termins öffnet ihn direkt dort.

Der Tab „Termine“ im Kundendialog mit der Terminhistorie des Kunden und der Karte „Wiederkehrende Termine“ — Der Tab „Termine“: die gesamte Historie des Kunden, mit den Wiederholungsregeln über der Liste.

Um die Spalten der Liste zu wählen, klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol.

Die Kopfzeile der Terminliste im Kundendialog mit einem Pfeil auf das Zahnrad-Symbol an ihrem rechten Ende — Der Pfeil zeigt auf das Zahnrad am rechten Ende der Kopfzeile der Liste.

Der Dialog „Tabellenspalten“ öffnet sich. Haken Sie eine Spalte an, um sie zu zeigen, und ziehen Sie die Zeilen in die gewünschte Reihenfolge, genau wie im Seitenbereich des Kalenders. Die Auswahl gilt nur für Sie und bleibt in Ihrem Konto gespeichert.

In der Karte „Wiederkehrende Termine“ über der Liste richten Sie wiederkehrende Aufträge für diesen Kunden ein. Dafür gibt es einen eigenen Leitfaden: siehe wiederkehrende Termine.