Besuche in den Kalender buchen

Das Erstellen eines Termins sagt, was zu tun ist. Das Buchen eines Besuchs sagt, wann und von wem. Das passiert auf der Kalenderseite, und es gibt zwei Wege.

Zwei Wege zu buchen

In den Kalender ziehen

Öffnen Sie „Kalender“ in der Seitenleiste. Am rechten Bildschirmrand sitzt ein kleiner Reiter mit einem Pfeil und einem orangefarbenen Zähler. Klicken Sie ihn an, und der Bereich „Ungeplante Termine“ klappt aus, mit jedem Termin, der noch eine Zeit braucht.

Der rechte Rand des Kalenders mit dem hervorgehobenen kleinen Pfeil-Reiter
Der hervorgehobene Reiter am rechten Rand öffnet den Bereich. Die orangefarbene Zahl zeigt, wie viele Termine warten.
Der Bereich Ungeplante Termine auf der Kalenderseite
Der Seitenbereich mit Terminen, die auf ihre Buchung warten.

Greifen Sie eine Terminzeile im Bereich und ziehen Sie sie in die Spalte eines Technikers, auf die gewünschte Zeit. Das war es: Der Besuch ist gebucht und erscheint als farbiger Block im Tag dieses Technikers.

Ein Termin, der im Kalender in den Tag eines Technikers gelegt wurde
Ein Termin in den Tag eines Technikers abgelegt: Der Besuch ist gebucht.

ServisGo Zeiten vorschlagen lassen

ServisGo kann Ihnen auch die besten Zeiten vorschlagen. Öffnen Sie den Termin zum Bearbeiten (öffnen Sie in der Liste „Termine“ das Drei-Punkte-Menü in der Spalte „Aktionen“ seiner Zeile und wählen Sie „Bearbeiten“) und stellen Sie im Abschnitt „Planung“ des Dialogs die Statusauswahl auf „Geplant“. Darunter erscheinen Karten mit vorgeschlagenen Zeiten: Jede zeigt Datum, Uhrzeit, Techniker und wie viel Fahrt diese Wahl hinzufügt. Klicken Sie eine Karte an, um sie zu wählen, und klicken Sie dann auf „Aktualisieren“.

Um die Vorschläge zu ordnen, schaut ServisGo, wo der Auftrag liegt, welche Techniker ihn ausführen können und welche freie Zeit die wenigste Fahrerei bedeutet. Wie das funktioniert, erklärt der Artikel zur Routenplanung.

Die Spalten der Liste wählen

Jede Zeile des Bereichs fasst einen Auftrag zusammen: der Kunde, die Dienstleistungen (ist dieselbe Leistung mehr als einmal geplant, steht eine Anzahl wie „2 x“ vor dem Namen), das Planungsfenster, der „Gesamtpreis“ der geplanten Leistungen, das Anlagedatum in der Spalte „Erstellt“, das Datum in der Spalte „Abgeschlossen am“, sobald der Auftrag abgeschlossen ist, Notizen und die Techniker.

Welche dieser Spalten die Liste zeigt und in welcher Reihenfolge, bestimmen Sie selbst. Klicken Sie auf das kleine Zahnrad-Symbol am rechten Ende der Kopfzeile der Liste: Ein Dialog namens „Tabellenspalten“ öffnet sich. Haken Sie eine Spalte an, um sie einzublenden, entfernen Sie den Haken, um sie auszublenden, und ziehen Sie die Zeilen am Griff links in die gewünschte Reihenfolge. Klicken Sie auf „Aktualisieren“, und die Liste ordnet sich neu.

Die Kopfzeile der Terminliste mit dem hervorgehobenen Zahnrad-Symbol an ihrem rechten Ende
Das hervorgehobene Zahnrad am rechten Ende der Kopfzeile öffnet die Spalteneinstellungen.
Der Dialog Tabellenspalten mit Kontrollkästchen und Ziehgriffen für jede Spalte
Der Dialog „Tabellenspalten“: anhaken, was Sie brauchen, ziehen zum Umsortieren.
Die Anordnung wird mit Ihrem Konto gespeichert und gilt an jedem Computer, an dem Sie sich anmelden. Die letzte Spalte mit dem Drei-Punkte-Menü ist immer da und lässt sich nicht ausblenden.

Aufträge über mehrere Besuche

Ein großer Auftrag passt vielleicht nicht in einen Tag, und das muss er auch nicht. Buchen Sie denselben Termin einfach auf mehrere Tage; jedes Ablegen erzeugt einen weiteren Besuch.

Solange Besuche vorausgebucht sind, zeigt der Termin den Status „Geplant“, und jeder Besuch verfolgt seinen eigenen Fortschritt. Siehe Terminstatus und Besuchsstatus.

ServisGo behält im Blick, was jeder Besuch abdeckt, siehe den Artikel über Besuchsleistungen.

Besuche umplanen und entfernen

  • Um einen Besuch zu verschieben, ziehen Sie seinen Block im Kalender auf eine andere Zeit oder in die Spalte eines anderen Technikers.
  • Um einen einzelnen Besuch aus dem Kalender zu nehmen, klicken Sie seinen Block mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Menü unter „Zeitfenster“ den Punkt „Planung aufheben“. Die Arbeit wandert zurück in den Bereich „Ungeplante Termine“, bereit für eine neue Buchung.
  • Um einen ganzen Termin auf einmal aus dem Kalender zu nehmen, öffnen Sie „Termine“ in der Seitenleiste, öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü in der Spalte „Aktionen“ seiner Zeile und wählen Sie „Planung aufheben“. Die Aktion erscheint nur, solange der Termin gebuchte Besuche hat; was das Menü sonst noch kann, zeigt der Leitfaden zur Terminliste.
Ein einfacher Klick auf einen Besuchsblock öffnet ein kleines Übersichtsfenster. Ein Rechtsklick öffnet das Menü mit allen Aktionen: „Kopieren“ und „Planung aufheben“ für den Besuch, „Ansehen“ und „Bearbeiten“ für den Termin dahinter.

Fahrzeit

Fahrten müssen Sie nie selbst berechnen. ServisGo fügt um jeden Besuch automatisch Fahrzeit ein, basierend auf echten Straßenentfernungen. So bleibt zwischen aufeinanderfolgenden Besuchen immer genug Zeit, um von einer Adresse zur nächsten zu kommen. Sie sehen sie im Kalender als dunkelgrauen Streifen oben an jedem Besuchsblock: Je länger die Fahrt, desto höher der Streifen.

Wenn Sie einen Besuch verschieben oder entfernen, werden die Fahrzeiten drumherum von selbst neu berechnet.