Actas de trabajo (informes de servicio)

Cuando un trabajo termina, el cliente suele necesitar un documento: qué se realizó, a qué precio, firmado por ambas partes. En ServisGo son las actas de trabajo, también conocidas como informes de servicio.

Hay dos partes. Las plantillas deciden el aspecto del documento. Las actas son los documentos en sí, generados desde una cita con sus datos reales.

Activar la función

Las actas de trabajo son opcionales. Para activarlas, haz clic en "Configuración" en la barra lateral izquierda, elige "Actas de trabajo" en la lista de módulos de la izquierda, cambia el interruptor de la esquina superior derecha del panel de "Deshabilitado" a "Habilitado" y haz clic en "Guardar". "Plantillas de actas" aparece en la barra lateral izquierda, y cada cita gana una sección "Actas de trabajo".

Desactivar el módulo oculta las plantillas y las actas, pero no se elimina nada: todo reaparece en cuanto lo actives de nuevo.

Plantillas: diseñar el documento

Haz clic en "Plantillas de actas" en la barra lateral izquierda y luego en el botón "Crear plantilla" en la esquina superior derecha de la página. Se abre un editor con la lista de bloques a la izquierda y una vista previa en vivo del documento terminado a la derecha. Haz clic en "Añadir bloque" para añadir los bloques que necesites, arrástralos para ordenarlos y observa cómo la vista previa se actualiza sobre la marcha:

Encabezado (título, n.º, fecha): el título del documento, el número del acta y la fecha de emisión.
Partes (contratista y cliente): los datos de tu empresa y los del cliente, con los campos que elijas.
Información del pedido: número de pedido, lugar de prestación, fechas y horas de las visitas, trabajadores.
Tabla de servicios realizados: el trabajo hecho, con o sin precios, y el IVA tratado como necesites.
Cuestionarios: las respuestas rellenadas de las listas de verificación.
Fotos: las imágenes adjuntas a la cita.
Campos adicionales: valores extra que rellenas al generar cada acta, como un número de contrato.
Notas del pedido y Texto libre: notas de la cita o un texto fijo propio.
Firmas: líneas de firma para el contratista y el cliente.

El editor de plantillas de actas con los bloques listados a la izquierda y una vista previa en vivo del documento a la derecha — Construyendo una plantilla: bloques a la izquierda, vista previa en vivo a la derecha.

Marca "Usar como plantilla predeterminada" en una plantilla y quedará preseleccionada cada vez que generes un acta.

Generar un acta en una cita

Abre la cita (en la página "Citas", haz clic en el icono del ojo de su fila) y baja hasta la tarjeta "Actas de trabajo". Haz clic en el botón "Generar acta" de la esquina superior derecha de la tarjeta. En la ventana "Generar acta de trabajo", elige una plantilla, revisa el número del acta (asignado automáticamente) y la fecha de emisión, y haz clic en "Generar"; el acta se crea como "Borrador".

La sección Actas de trabajo de una cita con un acta en borrador y el botón Generar acta — La sección "Actas de trabajo" de una cita.

Un borrador está vivo: siempre muestra los datos más recientes de la cita. Registra otro servicio realizado o rellena una lista de verificación, y el borrador lo reflejará la próxima vez que abras la vista previa: haz clic en el icono del ojo junto al acta en la tarjeta "Actas de trabajo".

La vista previa de un acta de trabajo generada con los datos de la empresa, una tabla de servicios realizados y líneas de firma — Vista previa de un acta: el borrador siempre muestra los datos actuales de la cita.

Cuando el documento esté listo, abre su vista previa y haz clic en "Finalizar", que está en la parte superior de la ventana de vista previa, junto a "Imprimir" y "Descargar PDF". Un acta finalizada queda bloqueada: sus datos y su diseño se congelan, y se guarda un PDF que puedes descargar o imprimir en cualquier momento, incluso años después, exactamente como se emitió.

Solo los borradores pueden editarse o eliminarse: los iconos del lápiz y la papelera junto a un acta desaparecen cuando está "Finalizada". Un acta finalizada ya no puede cambiar; de eso se trata.