Darbų aktai

Kai darbas baigtas, klientui dažnai reikia dokumento: kas atlikta, už kokią kainą, pasirašyta abiejų pusių. ServisGo sistemoje tokie dokumentai vadinami darbų aktais.

Jie susideda iš dviejų dalių. Šablonai lemia, kaip dokumentas atrodo. Aktai – patys dokumentai, sugeneruoti iš užsakymo su tikrais jo duomenimis.

Funkcijos įjungimas

Darbų aktai – pasirenkama funkcija. Norėdami ją įjungti, kairėje esančiame šoniniame meniu spustelėkite „Nustatymai“, kairėje esančiame modulių sąraše pasirinkite „Darbų aktai“, viršutiniame dešiniajame skydelio kampe perjunkite jungiklį iš „Išjungta“ į „Įjungta“ ir spustelėkite „Išsaugoti“. Šoniniame meniu atsiras „Aktų šablonai“, o kiekviename užsakyme – skiltis „Darbų aktai“.

Modulį išjungus, šablonai ir aktai paslepiami, bet niekas neištrinama: viskas vėl atsiranda įjungus.

Šablonai: dokumento kūrimas

Kairėje esančiame šoniniame meniu spustelėkite „Aktų šablonai“, tada viršutiniame dešiniajame puslapio kampe – mygtuką „Sukurti šabloną“. Atsidarys kūrimo langas: blokų sąrašas kairėje, gyva galutinio dokumento peržiūra dešinėje. Spustelėkite „Pridėti bloką“, kad pridėtumėte reikiamus blokus, tempdami sudėliokite juos norima tvarka ir stebėkite, kaip peržiūra atsinaujina jums bedirbant:

„Antraštė (pavadinimas, nr., data)“ – dokumento pavadinimas, akto numeris ir išrašymo data.
„Šalys (vykdytojas ir užsakovas)“ – jūsų įmonės ir kliento rekvizitai, su jūsų pasirinktais laukais.
„Užsakymo informacija“ – užsakymo numeris, paslaugų atlikimo vieta, vizitų datos ir laikai, darbuotojai.
„Atliktų paslaugų lentelė“ – atlikti darbai, su kainomis ar be jų, o PVM rodomas taip, kaip jums reikia.
„Klausimynai“ – užpildyti kontrolinių sąrašų atsakymai.
„Nuotraukos“ – prie užsakymo prisegtos nuotraukos.
„Papildomi laukai“ – papildomos reikšmės, kurias įvedate generuodami kiekvieną aktą, pavyzdžiui, sutarties numeris.
„Užsakymo pastabos“ ir „Laisvas tekstas“ – pastabos iš užsakymo arba jūsų pačių fiksuotas tekstas.
„Parašai“ – parašų eilutės vykdytojui ir užsakovui.

Akto šablono kūrimo langas su blokų sąrašu kairėje ir gyva dokumento peržiūra dešinėje — Kuriamas šablonas: blokai kairėje, gyva peržiūra dešinėje.

Vienam šablonui pažymėkite „Naudoti kaip numatytąjį šabloną“, ir jis bus parinktas iš anksto kaskart generuojant aktą.

Akto generavimas užsakyme

Atsidarykite užsakymą (puslapyje „Užsakymai“ spustelėkite akies ženkliuką jo eilutėje) ir slinkite žemyn iki kortelės „Darbų aktai“. Viršutiniame dešiniajame kortelės kampe spustelėkite mygtuką „Generuoti aktą“. Lange „Generuoti darbų aktą“ pasirinkite šabloną, patikrinkite akto numerį (priskiriamas automatiškai) bei išrašymo datą ir spustelėkite „Generuoti“. Aktas sukuriamas kaip „Juodraštis“.

Užsakymo skiltis „Darbų aktai“ su akto juodraščiu ir mygtuku „Generuoti aktą“ — Skiltis „Darbų aktai“ užsakyme.

Juodraštis – gyvas dokumentas: jis visada rodo naujausius užsakymo duomenis. Užregistruokite dar vieną atliktą darbą ar užpildykite kontrolinį sąrašą, ir kitą kartą atidarius peržiūrą juodraštis tai atspindės; peržiūrą atidarysite spustelėję akies ženkliuką šalia akto kortelėje „Darbų aktai“.

Sugeneruoto darbų akto peržiūra su įmonės rekvizitais, atliktų paslaugų lentele ir parašų eilutėmis — Akto peržiūra: juodraštis visada rodo dabartinius užsakymo duomenis.

Kai dokumentas paruoštas, atsidarykite jo peržiūrą ir spustelėkite „Patvirtinti“ (mygtukas yra peržiūros lango viršuje, šalia „Spausdinti“ ir „Atsisiųsti PDF“). Patvirtintas aktas užrakinamas: jo duomenys ir išdėstymas užfiksuojami, o išsaugotą PDF galite atsisiųsti ar atspausdinti bet kada, net po kelerių metų, lygiai tokį, koks buvo išrašytas.

Redaguoti ar ištrinti galima tik juodraščius: pieštuko ir šiukšliadėžės ženkliukai šalia akto pradingsta, kai jis „Patvirtintas“. Patvirtintas aktas nebegali keistis, tokia ir yra jo esmė.