Kada užsakymas laikomas atliktu

Darbas gali sutilpti į vieną vizitą arba išsidėstyti per kelis. Šis gidas žingsnis po žingsnio paaiškina, kada tiksliai ServisGo laiko užsakymą atliktu, kodėl vieno vizito užbaigimas ne visada užbaigia visą darbą ir kas nutinka vizitams kalendoriuje, kai užsakymas uždaromas.

Jei įsimintumėte tik vieną dalyką: užsakymas atliktas tada, kai iš tikrųjų padarytos visos suplanuotos paslaugos, o ne vien tada, kai baigiasi vizitas.

Trumpai

ServisGo nustato užsakymui būseną „Atliktas“ pats, kai tik įvyksta du dalykai iš karto: vizitas pažymimas „Atliktas“ ir visos plane esančios paslaugos yra visiškai padarytos per visus iki tol buvusius vizitus. Jei trūksta bent vieno iš šių dalykų, užsakymas lieka atviras ir išlaiko esamą būseną.

Vizitas pažymėtas „Atliktas“, bet dalis suplanuotų darbų dar neatlikta: užsakymas lieka atviras, jis netampa atliktas.
Užregistruojamas paskutinis suplanuotų darbų gabalas ir vizitas pažymimas „Atliktas“: užsakymas atliktu tampa savaime.
Bet kada galite ir patys nustatyti „Atliktas“ arba „Užbaigtas“, nesvarbu, ką rodo vizitai.

Šiame gide „suplanuotos paslaugos“ reiškia kliento užsakytus darbus, išvardytus užsakymo skiltyje „Suplanuotos paslaugos“. „Atlikti darbai“ reiškia tai, kas iš tikrųjų padaryta ir užregistruota. Jei tai jums nauja, pirmiau perskaitykite kokias paslaugas apima kiekvienas vizitas ir kaip įrašyti atliktus darbus.

Taisyklė: turi būti atliktos visos suplanuotos paslaugos

Kai vizitas pažymimas „Atliktas“, ServisGo tikrina visą užsakymą, o ne tik tą vieną vizitą. Jis eina per kiekvieną skilties „Suplanuotos paslaugos“ eilutę ir kiekvienos klausia to paties: ar jau tiek padaryta, sudėjus darbus iš visų vizitų? Užsakymas tampa „Atliktas“ tik tada, kai atsakymas teigiamas kiekvienai eilutei.

Būtent todėl svarbu kiekis, o ne vien tai, kad vizitas baigėsi. Suplanuota eilutė su 10 lizdų laikoma atlikta tik tada, kai užregistruoti visi 10, nesvarbu, ar tai padaryta per vieną vizitą, ar išdėstyta per penkis. Užsakymo skiltyje „Suplanuotos paslaugos“ kiekviena eilutė turi žalią „Atlikta“ ir „Liko“ skaičių, tad iš vieno žvilgsnio matyti, kurios eilutės dar laiko užsakymą atvirą.

Užsakymo skiltis „Suplanuotos paslaugos“: kiekviena eilutė rodo žalią „Atlikta“ ir „Liko“ skaičių — Kiekviena suplanuota eilutė turi „Atlikta“ ir „Liko“ skaičių. Užsakymas tampa atliktas tik tada, kai kiekvienoje eilutėje nebelieka ką atlikti.

Kai užsakymas tampa atliktas: Užsakyme suplanuota 10 lizdų. Pirmadienį meistras užregistruoja 6 iš jų ir pažymi vizitą „Atliktas“. Šeši nėra dešimt, tad užsakymas dar netampa atliktas. Jis lieka „Vykdomas“, nes suplanuotas dar vienas vizitas. Trečiadienį meistras užregistruoja likusius 4 ir pažymi tą vizitą „Atliktas“. Dabar visi 10 padaryti, tad ServisGo pats nustato užsakymui būseną „Atliktas“.
Kai užsakymas netampa atliktas: Tas pats užsakymas su 10 suplanuotų lizdų, bet šis vizitas nuo pat pradžių turėjo apimti tik 3 iš jų. Meistras tuos 3 padaro ir pažymi vizitą „Atliktas“. Kadangi visame užsakyme dar liko neatlikti 7 lizdai, užsakymas netampa atliktas. Jis tampa „Vykdomas“, jei suplanuotas kitas vizitas, arba „Sustabdytas“, jei į priekį nieko nesuplanuota, o likę 7 atsiranda kito vizito kortelėje.

Esmė: vizito užbaigimas susijęs su tuo vizitu, o užsakymo atlikimas susijęs su visu planu. Vizitas gali būti nepriekaištingai atliktas, nors užsakymas vis tiek toli gražu neatliktas, tiesiog todėl, kad tas vizitas niekada neturėjo apimti visko. Jei vizite buvo 3 iš 14 suplanuotų paslaugų ir visos 3 padarytos, tas vizitas atliktas ir žalias, bet užsakymas vis dar laukia likusių 11.

Vizitas, pažymėtas „Nebaigtas“, taip pat niekada nepadaro užsakymo atlikto savaime. „Nebaigtas“ reiškia, kad vizitas baigėsi likus darbų, tad ServisGo palieka užsakymą atvirą ir perkelia tai, kas liko, į kitą vizitą.

Kaip skaityti vizito kortelę kalendoriuje

Puslapyje „Kalendorius“ spustelėjus bet kurį vizito bloką atsidaro nedidelė kortelė. Tai greičiausias būdas pamatyti, kaip vienas vizitas siejasi su visu užsakymu, nes joje viena šalia kitos rodomos trys paslaugų skiltys.

Priskirti darbai: Darbai, kuriuos turi apimti būtent šis vizitas. Kai užsakymas padalytas per kelis vizitus ar meistrus, kiekvienam vizitui paprastai tenka tik jo plano dalis. Kaip ta dalis priskiriama, aprašyta gide kokias paslaugas apima kiekvienas vizitas.
Visi neatlikti darbai: Viskas, kas visame užsakyme dar buvo neatlikta, kai atėjo šio vizito eilė, ne vien šio vizito dalis. Šis sąrašas rodomas tada, kai vizitas turi savo priskirtus darbus. Jei jis ilgesnis už viršuje esantį, vien šis vizitas užsakymo užbaigti negali, kad ir kaip sklandžiai praeitų.
Atlikti darbai: Kas šiame vizite iš tikrųjų užregistruota kaip padaryta, kiekviena eilutė su žalia varnele. Kaip registruoti, paaiškinta gide kaip įrašyti atliktus darbus.

Ta pati kortelė iš karto atsako į abu būsenų klausimus: blokas „Vizitas“ viršuje rodo paties vizito būseną, o žemiau esantis blokas „Užsakymas“ rodo viso užsakymo būseną. Jei užbaigtas vizitas neuždarė užsakymo, priežastis matoma čia pat: palyginkite, kas užsakyme dar neatlikta, su tuo, ką vizitas iš tikrųjų apėmė.

Pavyzdys iš gyvenimo: vienas užsakymas, dvi brigados

Štai situacija, kurią paslaugų įmonės puikiai pažįsta. Klientas užsako nupjauti penkis medžius ir išvežti medieną. Tai vienas užsakymas su dviem suplanuotomis eilutėmis: „Medžių pjovimas“ ×5 ir „Medienos išvežimas“. Vienas meistras pjauna medžius, o kitas po poros dienų surenka medieną sunkvežimiu, važiuodamas savo maršrutu per miestą, todėl išvežimas suplanuotas kaip atskiras vizitas ir priskirtas tik jam.

Užbaigto pjovimo vizito kortelė kalendoriuje: vizito būsena „Atliktas“, visi jo darbai užregistruoti, o užsakymas žemiau rodo „Vykdomas“ — Pjovėjo kortelė po jo dienos: vizitas „Atliktas“, užregistruoti visi penki pjovimai ir dar papildomas kelmų frezavimas. Vis dėlto užsakymas lieka „Vykdomas“: sąraše „Visi neatlikti darbai“ tebėra „Medienos išvežimas“.

Įsižiūrėkite į tą kortelę. Skiltyje „Priskirti darbai“ šiam vizitui buvo priskirtas tik „Medžių pjovimas“. Skiltyje „Atlikti darbai“ užregistruoti visi penki pjovimai ir dar du kelmų frezavimai, kuriuos brigada padarė vietoje. Vizitas pažymėtas „Atliktas“ ir kalendoriuje žaliuoja. Ir vis tiek užsakymas netapo atliktas, nes sąraše „Visi neatlikti darbai“ tebėra „Medienos išvežimas“: darbas, kuris šiam vizitui niekada ir nepriklausė. ServisGo nustatė užsakymui būseną „Vykdomas“ ir paliko jį atvirą, nes išvežimo vizitas dar suplanuotas priekyje.

Būsimo išvežimo vizito kortelė kalendoriuje: jam priskirta tik medienos išvežimo eilutė, vizitas dar nepradėtas — Išvežimo vizitui priskirtas tik „Medienos išvežimas“. Kai šis meistras užregistruos išvežimą ir pažymės savo vizitą „Atliktas“, visas užsakymas užsibaigs savaime.

Po poros dienų vairuotojas surenka medieną, užregistruoja „Medienos išvežimas“ kaip atliktą ir pažymi savo vizitą „Atliktas“. Dabar patikra praeina: padarytos visos suplanuotos eilutės, tad užsakymas pats tampa „Atliktas“. Jei jis būtų pažymėjęs vizitą „Atliktas“ neužregistravęs išvežimo, užsakymas būtų likęs atviras, lygiai kaip po pjovėjo vizito.

Papildomas darbas, kurio plane nebuvo

Brigados vietoje neretai padaro daugiau, nei buvo užsakyta: aukščiau pateiktame pavyzdyje pjovėjai dar nufrezavo du kelmus. Tokį darbą įrašykite užsakymo skilties „Atlikti darbai“ eilutėse: naujoje eilutėje spustelėkite paslaugos lauką ir rinkitės paslaugą iš sąrašo „Papildomi darbai“, o ne iš suplanuotų eilučių.

Paslaugos pasirinkimo langelis atliktų darbų eilutėje: viršuje plano eilutės, žemiau ieškomas sąrašas „Papildomi darbai“ su pažymėta viena papildoma paslauga — Paslaugų pasirinkimas atliktų darbų eilutėje: plano eilutės viršuje, o visa kita pasirenkama iš žemiau esančio sąrašo „Papildomi darbai“.

Užsakymo atlikimui skaičiuojami tik suplanuoti darbai. Kaip „Papildomi darbai“ įrašytas darbas išsaugomas, įkainojamas ir įtraukiamas į sumas, bet nenubraukia suplanuotos eilutės: užsakymas su likusiais suplanuotais darbais netaps atliktas vien dėl to, kad pridėta papildomo darbo. Veikia ir atvirkščiai: papildomas darbas užbaigimo niekada nestabdo, tad kai padarytos visos suplanuotos eilutės, užsakymas užsibaigia, kad ir kiek papildomo darbo užregistruota.

Du būdai užsakymui užsidaryti

Užsakymas pasiekia „Atliktas“ arba „Užbaigtas“ vienu iš dviejų būdų:

Automatiškai: Kai tik vizitas yra „Atliktas“ ir visas planas padarytas, kaip aprašyta aukščiau. Jums nieko daryti nereikia, būsena pasikeičia pati.
Rankiniu būdu: Būseną „Atliktas“ arba „Užbaigtas“ nustatote patys, iš išskleidžiamo būsenų sąrašo sąraše „Užsakymai“ arba skilties „Planavimas“ viršuje, kai redaguojate užsakymą. Praverčia, kai norite užsakymą uždaryti nepaisydami to, ką rodo vizitai, pavyzdžiui, kai klientas darbo atsisakė pusiaukelėje arba kai išrašote sąskaitą už tai, kas yra. Žr. užsakymų būsenos.

Skirtumas tarp dviejų uždarymo būsenų paprastas: „Atliktas“ reiškia, kad darbai padaryti, o „Užbaigtas“ reiškia, kad padaryti ir darbai, ir popieriai: sąskaita išrašyta, viskas sutvarkyta. „Užbaigtas“ taip pat pažymi laiko momentą, kurį galite rodyti kaip stulpelį „Užbaigta“ sąraše „Užsakymai“.

Kas nutinka vizitams, kai užsakymas užsidaro

Uždarant užsakymą, nesvarbu kuriuo būdu, kalendoriuje nutinka du dalykai:

Visi dar būsimi vizitai pašalinami iš kalendoriaus. Kai darbas atliktas, nebėra ko važiuoti, tad būsimi vizitai pašalinami automatiškai.
Jau įvykę vizitai lieka lygiai tokie, kokie buvo. ServisGo jų būsenos neliečia. Vizitas, kurį palikote „Nepradėtas“, toks ir lieka, „Nebaigtas“ pažymėtas vizitas lieka „Nebaigtas“, o „Atliktas“ yra tik tie vizitai, kuriuos iš tikrųjų užbaigėte.

Kalendoriuje kiekvienas uždaryto užsakymo vizitas tampa blankus, tad iš vieno žvilgsnio aišku, kad užsakymas uždarytas. Bet po blankumu kiekvienas vizitas išlaiko savo spalvą, tad kalendorius vis tiek pasakoja, kas iš tikrųjų vyko kiekvieną dieną. Ten, kur darbas užbaigtas, lieka žalia, ten, kur vizitas liko nebaigtas, lieka oranžinė, o nepaliestas vizitas išlaiko meistro spalvą.

Pavyzdys. Darbas tęsėsi visą savaitę: pirmadienio ir antradienio vizitai buvo suplanuoti, bet neatlikti, o ketvirtadienis ir penktadienis padaryti ir pažymėti „Atliktas“. Kai savaitės pabaigoje uždarote užsakymą, visi keturi blokai tampa blankūs, bet pirmadienio ir antradienio blokai lieka meistro spalvos, o ketvirtadienio ir penktadienio blokai lieka žali. Niekas neapsimeta, kad pirmadienis padarytas. Spalvos vis tiek rodo, kad darbas vyko tik ketvirtadienį ir penktadienį.

Du praėję uždaryto užsakymo vizitai kalendoriuje, abu išblukę: ankstesnis tebėra oranžinis kaip nebaigtas, vėlesnis tebėra žalias kaip atliktas — Uždaryto užsakymo praėję vizitai: abu išblukę, nes užsakymas uždarytas, bet ankstesnis vizitas išlaiko „Nebaigtas“ oranžinę spalvą, o užbaigtasis lieka žalias. Niekas neperrašoma.

Taigi kalendorius išlaiko tikslų įrašą: uždarant užsakymą jo vizitai pritemdomi, bet niekada neperrašoma, kas juose įvyko. Kaip skaityti pačias spalvas, žr. vizitų būsenos ir kalendoriaus spalvos.